EXCEL als Unternehmensrisiko?
Es ist die Vielseitigkeit von Excel als Teil von MS Office die für ein Unternehmen durchaus gefährlich werden kann. Egal ob Großhändler bzw. Distributor, Bank oder Automobil Zulieferer, das Szenario das wir antreffen ist immer wieder das gleiche. Ein fachlich kompetenter Mitarbeiter lernt wie sich Aufgaben mit Microsoft Excel automatisieren lassen. Über die Jahre entwickelt er so eine Excel Datei bzw. eine Datenbankanwendung mit immer mehr genialen Funktionen auf die niemand in der Abteilung oder sogar im Unternehmen mehr verzichten möchte.
Das Problem
Verlässt nun der besagte Mitarbeiter das Unternehmen verliert man nicht nur das wertvolle fachliche Know-how sondern auch noch das Wissen wie die besagte Applikation gepflegt werden muss damit ein problemloser Betrieb gewährleistet ist.
Oftmals ist die Überraschung groß wenn heraus kommt das die hauseigene IT weder über das Fachwissen verfügt die Vorgänge zu verstehen noch eine Dokumentation vorliegt mit deren Hilfe eine Wartung bzw. Pflege für den laufenden Betrieb möglich wäre.
Der Extremfall
In einem Fall war der fragliche Mitarbeiter bereits pensioniert. Dennoch bat man Ihn im Monatsrhytmus über fast 10 Jahre hinweg vorbei zu schauen um die Excel 97 Datei zu warten und den Betrieb sicher zu stellen.
Damit diese Excel Installation sauber laufen konnte hatte man sogar den Rechner selbst auf Windows 98 eingefroren. Um den Rechner jederzeit wieder aufbauen zu können bewahrte man sämtliche Ersatzteile in 5 facher Ausführung im Schrank direkt neben dem Arbeitsplatz auf.
Professionelle Lösung
Eine professionell entwickelte Datenbanklösung kann grundsätzlich personen- unabhängig gewartet und weiterentwickelt werden. Das Unternehmen profitiert also einerseits durch einen professionellen Support mit SLA aber mehr noch durch eine Vielzahl von vorher undenkbaren Möglichkeiten wie z.B. Mehrbenutzerfähigkeit, Benutzer- Rechteverwaltung, Standort- und Plattformunabhängikeit.
So können in einem konkret vorliegenden Fall regionale Außendienst Leiter nun über ihr iPad ihre eigenen Verkaufszahlen einsehen ohne die dabei Zugriff auf die Zahlen ihrer gleichrangigen Kollegen zu haben.
Aber was passiert wenn der eingangs erwähnte Mitarbeiter plötzlich nicht mehr zur Arbeit erscheint? In fast allen uns bekannten Fällen wurde das Risiko für das Unternehmen zwar erkannt aber man scheute den internen und externen Aufwand um Ersatz zu schaffen.
SAAS - Die Antwort auf die Kostenfrage
Mit SAAS - Software as a Service - haben wir bei selectCOM ein Paket entwickelt mit dem unsere Kunden die erstellte Software zu günstigen Konditionen monatlich leasen können. Lediglich der Aufwand für die Spezifikation, Einführung & Schulung wird sofort in Rechnung gestellt.
Mit einem solchen Vertrag gehen die Parteien eine langfristige Partnerschaft ein die insbesondere den Benutzern der Software die Sicherheit gibt das die Software problemfrei betrieben wird.
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